Séparer les accès
Distinguez l’entrée commune, le logement, la boîte aux lettres et les annexes. Notez pour chaque accès le nombre de jeux connus. Évitez d’inscrire l’adresse complète sur les trousseaux.
Préparer une décision commune
Une clé manquante doit être signalée au bon interlocuteur. La création d’un double et le remplacement d’un cylindre ne produisent pas le même résultat : seule la deuxième opération peut modifier les clés reconnues par ce cylindre. La solution dépend du risque, des droits de chacun et du système existant.
Votre demande, votre fermeture
Précisez le lieu, les clés disponibles et ce qui a changé. Faites confirmer le diagnostic, le devis et le rendez-vous.
Suivre les remises
Prévoyez une remise et une restitution identifiables des jeux. Gardez les références et documents de propriété dans un dossier accessible à la personne chargée de la gestion. Après une modification, vérifiez toutes les clés fournies et expliquez aux occupants les accès qui ont changé, pour éviter de laisser un utilisateur sans entrée autorisée.